Складской учёт для селлера на маркетплейсах: системы и методы

Складской учёт — тема, которую селлеры часто откладывают «на потом»: пока товаров 10–20, всё хранится в голове или в заметках телефона. Но когда ассортимент переваливает за 50–100 позиций, а поставки идут на два-три маркетплейса, хаос неизбежен. Пропавшие остатки, дефицит на пике спроса, пересорт на приёмке — каждый из этих сценариев стоит денег.

В этой статье разберём, как организовать складской учёт для Wildberries и Ozon: что именно учитывать, какие методы и системы существуют, как не утонуть в инвентаризации и что делать с расхождениями.

Зачем селлеру складской учёт

Когда селлер говорит «я и так знаю, сколько у меня товара», он обычно держит в голове цифры по топ-10 позиций. А что с остальными 50? А сколько в пути? А сколько на возврате? Без системы учёта ответы на эти вопросы — гадание.

Контроль остатков

Это база. Вы должны в любой момент знать, сколько единиц каждого SKU находится:

• на складе маркетплейса (FBO);
• на вашем складе (FBS);
• в пути от поставщика;
• на возврате;
• в браке / резерве.

Без единой системы эти цифры «живут» в разных местах: личный кабинет Wildberries, личный кабинет Ozon, Excel-таблица закупок, стопка накладных. Свести их в одну картину вручную — часы работы каждую неделю.

Предотвращение дефицита

Out-of-stock — главная головная боль селлера на маркетплейсе. Когда товар заканчивается на складе Wildberries, карточка уходит в ноль, продажи останавливаются, позиции в выдаче падают. Восстановить их после поставки — недели и бюджет на рекламу.

Складской учёт позволяет:

• видеть критический остаток по каждой позиции;
• планировать закупку с учётом времени доставки и приёмки;
• автоматически рассчитывать точку заказа (когда пора завозить следующую партию).

Оптимизация закупок

Без учёта легко попасть в одну из двух ловушек:

1. Недозаказ. Купили太少, товар кончился — упущенная выручка.
2. Перезаказ. Купили слишком много, товар лежит на складе — платное хранение и замороженные деньги.

Система учёта показывает оборачиваемость каждого SKU: сколько единиц продаётся в день, неделю, месяц. С этими данными закупка перестаёт быть игрой в угадайку.

Снижение расходов на хранение

Wildberries и Ozon берут плату за хранение товаров на своих складах. На WB — тариф за литр в день, на Ozon — за литр в день с повышающим коэффициентом для медленных товаров. Чем дольше товар лежит, тем больше вы платите.

Складской учёт помогает выявить неликвиды — позиции, которые не продаются больше 30–60 дней. Их нужно либо уценять, либо вывозить со склада МП на свой склад или к фулфилмент-оператору.

Инвентаризация

Рано или поздно фактические остатки расходятся с учётными. Причины:

• ошибки при приёмке на складе маркетплейса;
• кражи и потери на складе МП;
• пересорт при сборке заказа;
• ошибки в учёте возвратов.

Регулярная сверка — инвентаризация — единственный способ вовремя обнаружить расхождение и предъявить претензию площадке.

Что учитывать

Складской учёт селлера на Wildberries и Ozon включает пять категорий товаров.

Товары на складах маркетплейса (FBO)

Товары, которые вы завезли на склад Wildberries (FBO) или Ozon (FBW/FBO). Учёт здесь осложняется тем, что вы не видите товар физически — только цифры в отчётах площадки.

Что нужно фиксировать по каждой поставке:

• количество единиц, переданное на склад;
• количество принятое (по данным маркетплейса);
• расхождения при приёмке (потери, брак, пересорт);
• текущий остаток (по отчётам МП);
• резерв под заказы (зарезервировано, но не отгружено).

Товары на своём складе (FBS)

Товары, которые хранятся у вас — дома, в гараже, на арендованном складе или у фулфилмент-оператора. Здесь вы полностью отвечаете за учёт, но у вас есть физический доступ.

Что учитывать:

• приход (от поставщика, возвраты от маркетплейса);
• расход (сборка заказов FBS, передача на FBO);
• текущий остаток (фактический);
• резерв (заказы в сборке).

Товары в пути (поставщик → склад)

Это товары, которые уже оплачены, но ещё не поступили на ваш склад или на склад маркетплейса. Без учёта товаров в пути легко ошибиться с закупкой: вы смотрите на текущий остаток, не видите, что через три дня придёт крупная партия, — и заказываете ещё, создавая избыток.

Товары на возврате

Возвраты от покупателей — отдельная категория. На Wildberries и Ozon возвращённый товар сначала проверяют на складе, затем либо возвращают в продажу (если товар надлежащего качества), либо утилизируют, либо отправляют селлеру.

Важно отслеживать:

• сколько единиц в статусе «возврат в пути»;
• сколько прошло проверку и вернулось в остатки;
• сколько списано как брак;
• сколько отправлено вам (FBS-возвраты).

Брак и потери

Потери неизбежны: товар испортился на складе, сломался при транспортировке, потерялся при приёмке. Их нужно фиксировать отдельно, иначе они «размазываются» по общим остаткам и искажают статистику.

Методы учёта

Выбор метода оценки товарных запасов влияет на себестоимость, прибыль и налоги. Расскажем о трёх основных.

FIFO (первый пришёл — первый ушёл)

FIFO (First In, First Out) — метод, при котором первым списывается товар, поступивший раньше всех. Это стандарт для большинства селлеров на маркетплейсах.

Плюсы:

• реалистичная оценка остатков (на складе «лежат» цены последних поставок);
• соответствует физическому движению товара (обычно старая партия отгружается первой);
• меньше риск списания просрочки.

Минусы:

• в период роста закупочных цен себестоимость продаж занижается, налоговая нагрузка растёт.

FEFO (первый истекающий — первый ушёл)

FEFO (First Expiry, First Out) — модификация FIFO для товаров с ограниченным сроком годности. Первыми отгружаются позиции, у которых ближе всего дата истечения.

Обязателен для:

• продуктов питания;
• косметики;
• бытовой химии;
• БАДов и лекарств;
• любых товаров с маркировкой срока годности.

Без FEFO на складе копятся просроченные товары — их приходится списывать в убыток.

LIFO (последний пришёл — первый ушёл)

LIFO (Last In, First Out) — метод, при котором первым списывается товар из последней поступившей партии. На маркетплейсах почти не используется:

• расходится с физическим движением товара;
• в России запрещён для налогового учёта (с 2008 года);
• в отчётах маркетплейсов нет привязки к партиям.

Для селлера на Wildberries и Ozon актуальны FIFO (как основной) и FEFO (для товаров со сроком годности).

Системы складского учёта

Выбор инструмента зависит от масштаба: количество SKU, оборот, количество площадок, бюджет.

Excel / Google Sheets (для 10–50 товаров)

На старте можно обойтись таблицей. Главное — дисциплина: каждая операция (приход, расход, возврат) должна вноситься сразу.

Что должно быть в таблице:

Плюсы: бесплатно, гибко, не требует обучения.

Минусы: ручной ввод, ошибки, нет синхронизации с маркетплейсами, сложно масштабировать.

МойСклад

Облачный сервис для малого и среднего бизнеса. Подходит селлерам, у которых 50–500 SKU и свой склад (FBS).

Функции:

• учёт остатков (приход, расход, возвраты);
• заказы поставщикам;
• складские операции (приёмка, отгрузка, перемещение);
• интеграция с Wildberries и Ozon (синхронизация остатков);
• ценообразование и наценки.

Стоимость: от 1 000–2 000 руб./мес. за базовый тариф.

Плюсы: недорого, есть интеграция с МП, понятный интерфейс.

Минусы: не рассчитан на сложную логистику, слабая аналитика продаж, нет управления поставками с учётом оборачиваемости.

WMS-системы

WMS (Warehouse Management System) — профессиональная система управления складом. Нужна, если:

• у вас собственный склад от 500 м²;
• больше 1 000 SKU;
• работают несколько сотрудников на складе;
• высокая интенсивность отгрузок (50+ заказов в день).

WMS управляет:

• адресным хранением (каждая ячейка на складе — свой адрес);
• сборкой заказов (маршруты по складу, сканирование);
• приёмкой и отбраковкой;
• инвентаризацией;
• штатными заданиями для сотрудников.

Примеры: 1С:WMS, LogistiX, Yardi Warehouse, Manhattan Associates.

Плюсы: полный контроль склада, скорость, точность, масштабируемость.

Минусы: дорого (от 50 000 руб./мес. + внедрение), избыточно для малого бизнеса.

1С: Управление торговлей

Классическая система для комплексного учёта. В неё можно «зашить» и склад, и финансы, и закупки.

Для селлера на маркетплейсах:

• ведение номенклатуры (артикулы, характеристики, цены);
• учёт остатков на нескольких складах (включая склады МП, как виртуальные);
• документооборот (поступления, реализации, возвраты);
• интеграция с Wildberries и Ozon (через стандартные обработки или доработки).

Плюсы: мощный учёт, привычна для бухгалтеров, можно доработать под любые процессы.

Минусы: дорого (лицензия + доработки + сопровождение), сложный интерфейс, требует квалифицированного специалиста.

Специализированные сервисы для маркетплейсов

Платформы, которые созданы именно для селлеров на Wildberries, Ozon и Яндекс.Маркете. Они закрывают не только складской учёт, но и аналитику, управление поставками, ценообразование.

MP Manager — объединяет:

• учёт остатков по всем складам (свой склад, FBO Wildberries, FBO Ozon);
• синхронизацию в реальном времени через API маркетплейсов;
• автоматический расчёт точки заказа и объёма поставки;
• отчёты по оборачиваемости, дефициту, избытку;
• управление поставками (модуль «Автоматические поставки» — );
• единый дашборд для всех площадок;
• аналитику продаж и маржи ().

В отличие от универсальных систем, MP Manager «из коробки» понимает специфику маркетплейсов: комиссии, логистику, хранение, возвраты — и не требует доработок.

Плюсы: создан для селлера, интеграция с МП без программиста, видна полная картина по бизнесу.

Минусы: не заменяет полноценную WMS для физического склада (но для учёта на складах МП — идеален).

Сравнение систем

Инвентаризация

Инвентаризация — сверка фактических остатков с учётными данными. Для селлера на маркетплейсах инвентаризация проводится в двух местах: на своём складе и на складах Wildberries / Ozon.

Инвентаризация своего склада

Периодичность:

• Полная — раз в квартал (или раз в месяц при обороте больше 1 000 единиц). Останавливаете отгрузки, пересчитываете всё.
• Выборочная — раз в неделю или после крупной поставки. Пересчитываете топ-20 SKU по оборотам.
• Сплошная — при смене материально-ответственного лица или по требованию налоговой.

Как проводить:

1. Распечатайте ведомость со списком всех SKU и учётными остатками.
2. Назначьте двух сотрудников: один считает, второй записывает.
3. Пересчитайте каждую позицию. Расхождения отмечайте.
4. После подсчёта сравните фактические цифры с учётными.
5. Найдите причины расхождений: обсчёт, пересорт, кража, ошибка в документах.
6. Внесите корректировки в учётную систему.

Инвентаризация на складах маркетплейсов

Wildberries и Ozon регулярно проводят инвентаризацию своих складов. Вы можете инициировать её сами в личном кабинете.

На Wildberries:

• инвентаризация запускается через раздел «Склад» → «Товары на складе» → «Запросить инвентаризацию»;
• после проверки WB формирует акт расхождений;
• если расхождение подтверждено — WB компенсирует потери (в течение 14–45 дней);
• если не согласны — подаёте претензию с документами (фото, накладные, акты приёмки).

На Ozon:

• заявка на инвентаризацию через раздел «Товары» → «Остатки на складах»;
• после проверки Ozon формирует акт;
• компенсация — деньгами или возвратом товара;
• сроки — до 30 дней.

Что делать с расхождениями

Расхождения бывают двух типов:

1. Внутренние (ваш склад) — ищите ошибку в своих процессах: неправильно оприходовали поставку, ошиблись при сборке заказа, не зафиксировали возврат.
2. Внешние (склад МП) — фиксируете расхождение, подаёте претензию площадке. Если претензию отклонили — обращаетесь в поддержку с документами. Если сумма значительная — через суд.

Совет: не пропускайте мелкие расхождения. 5 единиц по 200 руб. — всего 1 000 руб. Но если таких позиций 50, вы теряете 50 000 руб. в месяц. А за год — 600 000 руб.

Учёт товаров на складах маркетплейсов

Wildberries и Ozon учитывают ваш товар по-разному. Понимание этих механизмов помогает вовремя замечать проблемы.

Как Wildberries учитывает ваш товар

WB использует количественный учёт — система фиксирует, сколько единиц каждого SKU числится на складе. Основные статусы:

• «Принято» — товар прошёл приёмку и доступен для продажи.
• «Ожидает приёмки» — товар доставлен на склад, но ещё не проверен. В этом статусе он не продаётся.
• «Зарезервировано» — под заказы покупателей, ещё не отгружено.
• «Списано» — утеряно, испорчено, украдено.

Частая проблема: расхождения при приёмке. Вы привезли 100 единиц, WB принял 98 — две «потерялись» или отбракованы. Если не зафиксировать расхождение сразу, эти две единицы исчезнут из учёта без компенсации.

Как Ozon учитывает ваш товар

На Ozon товары также проходят приёмку. Статусы:

• «Ожидает приёмки» — товар на складе, но не проверен.
• «Готов к продаже» — прошёл приёмку, продаётся.
• «Дефект» — товар повреждён, не продаётся.
• «Потеря» — товар утерян на складе, Ozon обязан компенсировать.

Важное отличие Ozon: статусы «дефект» и «потеря» вы видете в личном кабинете. На WB такие случаи могут быть объединены в акте расхождений без детализации.

Что делать, если площадка «теряет» товары

1. Сверяйте отчёты еженедельно. Не ждите конца месяца — чем раньше обнаружите расхождение, тем проще доказать.
2. Сохраняйте документы приёмки. Акт приёма-передачи (с подписью представителя склада), фото маркировки, накладные от поставщика.
3. Подавайте претензию сразу. На Wildberries — через раздел «Претензии», на Ozon — через «Чат с поддержкой» или форму.
4. Фиксируйте дату и номер обращения. Если площадка затягивает ответ — через 30 дней подключайте юриста.

Как автоматизировать учёт

Ручной учёт работает до 50–100 SKU. Дальше ошибки и затраты времени растут экспоненциально. Автоматизация — единственный способ масштабироваться без найма целого отдела учёта.

API маркетплейсов

Wildberries и Ozon предоставляют API для получения данных о товарах, остатках, продажах и отчётах.

Что можно получать через API:

• актуальные остатки по каждому SKU на складах площадки;
• статистику продаж (заказы, возвраты, выручка);
• отчёты по реализации;
• движение товаров (приёмка, списание, инвентаризация).

Использование API вручную требует программиста. Для автоматизации проще использовать сервисы, которые уже интегрированы с API площадок.

Синхронизация остатков

Синхронизация остатков — процесс автоматической передачи данных об остатках между вашей системой учёта и маркетплейсами. Это особенно важно для FBS: когда вы продаёте один и тот же товар на Wildberries, Ozon и, возможно, на своём сайте, остатки должны совпадать везде.

Если не синхронизировать:

• на Ozon продали последнюю единицу, а на Wildberries она всё ещё висит в остатках — вы получите заказ, который не можете выполнить;
• штраф за отмену заказа и потерянная лояльность покупателя.

Товарные отчёты

Автоматизация товарных отчётов — это не просто «знать остатки», а видеть динамику:

В MP Manager все эти отчёты формируются автоматически на основе данных из личных кабинетов маркетплейсов. Не нужно сводить Excel — система сама показывает, какой товар пора закупать, а какой — уценивать или вывозить.

Ошибки складского учёта у селлеров

1. Учёт «в голове». Работает до 20 товаров, потом — неизбежные ошибки. Даже если кажется, что помните всё — записывайте.

2. Разрозненные таблицы. Остатки на WB — в одном файле, на Ozon — в другом, закупки — в третьем. Чтобы получить общую картину, нужно тратить часы на ручную консолидацию.

3. Нет учёта товаров в пути. Смотрите на текущий остаток, не видите, что через 5 дней приедет 200 единиц, — заказываете ещё 300 и создаёте избыток.

4. Нет минимального уровня (точки заказа). Завоз «на глаз» — то пустой склад, то переполненный.

5. Редкая инвентаризация. Раз в год — не инвентаризация, а гадание. Расхождения накапливаются, и вы теряете деньги, не подозревая об этом.

6. Нет учёта возвратов. Возвращённый товар может неделями лежать в статусе «проверка» — вы его не видите в остатках, хотя физически он существует.

7. Слепая вера данным маркетплейса. Wildberries и Ozon — не банки, в их учёте бывают ошибки. Сверяйте свои данные с данными площадки.

Как внедрить складской учёт: пошаговый план

Шаг 1. Зафиксируйте текущие остатки. Составьте таблицу: артикул, наименование, количество на своём складе, количество на WB, количество на Ozon.

Шаг 2. Настройте регулярное обновление. Если товаров до 50 — обновляйте таблицу раз в 2–3 дня. Если больше — подключите сервис с интеграцией через API.

Шаг 3. Определите минимальные остатки. Для каждого SKU рассчитайте точку заказа: (среднедневные продажи × срок поставки + резерв). Ниже этого уровня — сигнал к закупке.

Шаг 4. Настройте процесс учёта возвратов. Возвращённые товары должны приходоваться сразу после проверки. Настройте в учётной системе отдельный счёт «Возвраты в обработке».

Шаг 5. Проведите первую инвентаризацию. Полная сверка своего склада. Расхождения — найти причину, исправить в учёте.

Шаг 6. Выберите инструмент. Оцените количество SKU, площадок, бюджет. Для старта — Excel или Google Sheets. Для роста — МойСклад или MP Manager. Для крупного бизнеса — WMS + специализированный сервис.

Шаг 7. Автоматизируйте. Подключите синхронизацию с маркетплейсами. Настройте уведомления о критических остатках. Перестаньте вбивать цифры вручную.

FAQ

1. Как часто нужно проводить инвентаризацию?

На своём складе — раз в квартал (полная), раз в неделю (выборочная по топ-позициям). На складах маркетплейса — по мере необходимости или раз в месяц (через запрос в личном кабинете).

2. Какой метод учёта выбрать для товаров без срока годности?

FIFO — стандарт для селлеров на маркетплейсах. Он даёт реалистичную оценку остатков и соответствует физическому движению товара.

3. Что делать, если Wildberries или Ozon потеряли мой товар?

Зафиксировать расхождение, подать претензию через личный кабинет, приложить документы приёмки. Если претензию отклонили — обратиться в поддержку повторно, затем — к юристу.

4. Обязателен ли складской учёт для селлера на FBO?

Да. Даже если вы не видите товар физически, вы должны контролировать остатки: сколько ушло, сколько принято, сколько списано. FBO без учёта — чёрный ящик.

5. Можно ли вести учёт в Excel для 200 товаров?

Можно, но это займёт 5–10 часов в неделю на ручное обновление, и ошибки неизбежны. При 200+ SKU пора переходить на автоматизированный сервис.

6. Чем WMS отличается от складского учёта в 1С или MP Manager?

WMS управляет физическими процессами на складе (куда поставить товар, как собрать заказ). 1С и MP Manager — учётные системы (сколько товара, его стоимость, движение). Для селлера на маркетплейсах достаточно учётной системы; WMS нужна при собственном складе от 500 м².

7. Как MP Manager помогает со складским учётом?

MP Manager собирает данные со всех ваших площадок (Wildberries, Ozon) и вашего склада в едином дашборде. Вы видите реальные остатки, оборачиваемость, дефицит и избыток, а модуль «Автоматические поставки» сам рассчитывает, когда и сколько заказывать. Не нужно сводить Excel и гадать, пора ли завозить новую партию. Подробнее о модуле поставок.

Итог

Складской учёт — база, на которой держится весь бизнес селлера на маркетплейсах. Без него вы не знаете реальную прибыль, не можете вовремя закупить товар и рискуете потерять продажи из-за дефицита.

Начните с малого: заведите таблицу, внесите все позиции, настройте регулярное обновление. Когда ассортимент вырастет — переходите на автоматизированный сервис с интеграцией через API.

Помните: учёт не самоцель. Это инструмент, который помогает принимать решения: что закупать, сколько везти на FBO, а что держать на FBS, когда уценивать неликвид, а когда — увеличивать закупку топ-позиций.

MP Manager объединяет учёт остатков, аналитику продаж и управление поставками в одном окне — без Excel, без ручной сверки, без сюрпризов. Храните там, где выгодно, а не там, где «так сложилось».

Попробовать 3 дня бесплатно →